Check in sự kiện là gì?
Check in sự kiện chính là bước đầu tiên để bắt đầu một sự kiện. Đây sẽ là hoạt động mở màn để bạn cùng những người tham dự khác sẽ có sự tương tác qua lại lẫn nhau. Vì là hoạt động đầu tiên nên ở quy trình này rất dễ tạo nên sự ấn tượng trong mắt người tham dự. Nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận, đánh giá của họ về chính sự kiện mà họ đang tham gia.
Dù có sự chu đáo trong việc lên kế hoạch, quảng bá, lên chương trình nhưng ở khâu check in lại làm xuề xòa, không giải quyết được vấn đề chen lấn, lộn xộn, khiến người tham sự không hài lòng thì mọi công cuộc chuẩn bị đều trở nên vô nghĩa. Vì thế khi tổ chức sự kiện, bạn cần nên lưu tâm về vấn đề này để quá trình hoạt động có thể diễn ra suôn sẻ, thành công hơn.
Giải pháp check in sự kiện bằng QR code, ứng dụng công nghệ mã vạch đem lại những hiệu quả, lợi ích gì?
Hiện nay, việc check in sự kiện bằng mã QR code đang dần thay thế cho phương pháp check in truyền thống. Đây được xem là phương pháp ứng dụng vô cùng hiệu quả, là cơ sở góp phần xây dựng nên hình ảnh một doanh nghiệp hiện đại trong mắt những khách mời tham dự sự kiện. Sau đây sẽ là những lợi ích tiêu biểu khi sử dụng giải pháp check in sự kiện bằng công nghệ mã vạch, đó là:
- Giải quyết nhanh gọn vấn đề gửi thư mời:
Thay vì mất thời gian lẫn công sức cho việc ghi chép, gửi thư mời bằng cách phổ thông như trước đây thì hiện bây các nhà quản lý đều đang chuyển sang phương thức gửi thư mời bằng email. Vừa dễ dàng và đảm bảo đến được với từng người.
Nhờ sử dụng giải pháp check in sự kiện bằng mã QR code cùng với sự hỗ trợ của phần mềm check in chuyên dụng, người quản lý chỉ cần dựa vào file excel danh sách khách có sẵn, sau đó soạn email thư mời kèm với mã vạch và gửi nhanh, chính xác tới tất cả các khách mời mà bạn mong muốn.
- Tối giản hóa quá trình check in:
Với sự giúp đỡ của mã vạch, nhân viên check in sẽ được thoải mái, tiện lợi hơn trong việc kiểm tra các thông tin người tham dự sự kiện chỉ cần thông qua một thao tác quét mã vạch đơn giản bằng máy đọc QR code, chưa đến 1 giây cho mỗi khách mời.
- Giảm tối đa tình trạng gian lận khách mời:
Nếu như việc gửi thư tay dễ bị nhầm lẫn dẫn đến người khác đi thay thế thì ngược lại ở việc gửi thư mời tham dự sự kiện thông qua email sẽ đảm bảo được tính chính xác cũng như có độ bảo mật cao hơn. Hạn chế tối đa tình trạng gian lận trong khách mời.
Bên cạnh đó, khách mời cũng không cần phải mang theo thư mời giấy hay lo lắng về việc để quên thư mời bởi chỉ với một chiếc smartphone có kết nối mạng là họ có thể lập tức truy cập email cá nhân và mở thư mời điện tử có chứa QR code check in sự sự để thực hiện hoạt động check in nhanh chóng.
- Tiết kiệm được chi phí cho việc thuê nhân công:
Do cách thức check in của phương pháp thủ công có phần rườm rà, nên khi ứng dụng thường sẽ tốn khá nhiều chi phí cho việc thuê nhân viên check in. Nhưng khi có sự kết hợp giữa mã vạch, máy quét mã vạch, máy tính cùng phần mềm quản lý hỗ trợ thì việc check in này được thao tác đơn giản hơn, tiết kiệm được chi phí thuê nhân viên cũng như đảm bảo tính bảo mật hơn đối với các sự kiện mang tính riêng tư.
- Tạo ấn tượng, sức hút với khách tham sự ngay từ những phút đầu tiên:
Với sự hiện đại khi ứng dụng mã qr code vào trong check in sự kiện giúp cho hoạt động này diễn ra nhanh chóng, mà không phải mất thời gian cho việc xếp hàng chờ đợi khi sự kiện quá đông khách mời. Nhờ thế mà góp phần tạo nên một sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng tốt trong mắt người tham dự.
Quy trình của giải pháp check in sự kiện bằng QR code
Và tiếp đây chúng tôi sẽ nói rõ hơn cho bạn những quy trình cơ bản khi ứng dụng giải pháp check in sự kiện bằng công nghệ mã vạch, đó là:
- Trước khi sự kiện diễn ra:
Bạn cần phải chuẩn bị danh sách khách mời với email cùng các thông tin khác về khách mời. Kế tiếp là phân loại nhóm khách hành hàng để cho việc soạn thư mời dễ dàng hơn. Sau đó, mọi thông tin được chuẩn bị sẵn để cập nhật thẳng vào phần mềm. Và cuối cùng là email thư mời sự kiện kèm với mã vạch check in sẽ được gửi đến khách mời tương ứng thông qua phần mềm check in sự kiện của chúng tôi.
- Quá trình sự kiện được diễn ra:
Với bộ thiết bị kiểm soát bao gồm máy tính được trang bị cho phần mềm quản lý check in sự kiện cùng máy quét mã vạch QR code. Nhân viên check in sẽ tiến hành quét nhanh các mã vạch QR trên thư mời được gửi đến email của người tham dự.
- Sau khi kết thúc sự kiện:
Nhờ vào phần mềm quản lý check in này mà mọi thông tin về người tham dự, bao gồm những ai, đến vào thời gian nào đều sẽ được cập nhật cụ thể và rõ ràng. Nhờ vào danh sách này, nhà quản trị có thể ứng dụng cho hoạt động gửi email cảm ơn hoặc thực hiện các hoạt động chăm sóc khác.
SNINE - Nơi mang đến bạn giải pháp check in sự kiện chuyên nghiệp
Để được nhận những giải pháp check in sự kiện hiện đại thì bạn hãy nhanh tay liên hệ ngay SNINE. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những giải pháp check in có tính hiệu quả cao, nâng cấp sự chuyên nghiệp cho chính doanh nghiệp, tổ chức của bạn.
Để được nhận tư vấn kỹ càng hơn về những lợi ích cũng dịch vụ mua hàng tại Snine, hãy liên hệ qua Hotline (+84) 904 331 268